Saison 2003/2004

Canto General

Tirant les leçons de « Stade 2000 » Dorothée et Augustin, souhaitent la création d’une structure plus souple pour gérer les projets à venir. Confier la gestion à une association pérenne qui, contrairement aux 2 autres, ne sera pas appelée à se saborder une fois le projet réalisé. Autre intérêt d’une telle structure : se constituer une réserve d’argent permettant le lancement d’un nouveau projet sans être dans les transes financières qu’engendrent forcément, et surtout au départ, une telle organisation.

Le 30 octobre 2003, une réunion s’est tenue à EXCO Châtellerault. Etaient présents : Françoise Vaslin, Thierry Ancelin, Dominique Ravard, Charles Nicol. Lors de cette réunion, ont été établis le budget prévisionnel et les statuts de l’association « Concerts en Vienne »

Président                    Dominique Ravard

Vice président :          Charles Nicol

Secrétaire :                 Jean Marie Morange

Trésorier :                   Françoise Vaslin

Trésorier adjoint         Thierry Ancelin

Viendrons compléter l’équipe :

Aline Crowther, chargée de gérer la billetterie

Annette et Michel Barreault conception visuel et programmes

Geneviève Bonnifait Gestion du site internet

Dès le départ nous nous heurtons au problème crucial du manque de trésorerie, d’autant plus que Romanos, l’éditeur de Mikis Théodorakis, a des 
e xigences pour accorder les droits relatifs aux partitions. En effet son organisation exige 150 euros par morceaux et par concerts. Ayant programmé 5 concerts, au cours desquels nous chantons 8 tableaux, l’adition est salée : 6000 euros, auxquels viennent s’ajouter 700 euros de transports pour des partitions que nous n’utiliserons pas. Une fois de plus nous devons faire appel à la générosité des choristes qui paieront leurs partitions 15 euros.

Le premier objectif est donc de faire rentrer des sous. Comment ?

Les ressources d’une telle organisation proviennent de plusieurs sources :

Les subventions sollicitées auprès des collectivités territoriales, Région, Département, Villes. (mais le temps qu’elles soient votées et mandatées, il s’écoule « un certain temps »)

Les sponsors : essentiellement les commerçants et industriels qui achètent des espaces dans le programme.

Les ventes des billets pour les concerts, mais en octobre 2003 on est encore loin des dates de concerts.

Le Président

La source la plus rapide est de toute évidence les sponsors, il faut donc prendre son bâton de pèlerin et entamer les démarches. Fort des succès de « Stade 2000 », on se dit que la liste des sponsors figurants sur le programme de cette manifestation, s’inscrira facilement dans ce nouveau projet. Pour ceux qui ont les 2 programmes ils pourront constater que très peu figurent sur les 2 documents. Il faut donc à nouveau « se vendre », solliciter nos relations personnelles pour couvrir cette ligne budgétaire. Certains, immergés dans une structure commerciale qui a un pouvoir sur les décisionnaires, y arrivent mieux que d’autres. En l’occurrence, toutes les compétences mises à contribution feront que les rentrées seront plus de 2 fois supérieures aux prévisions.

Répétitions

Autre souci, le choix des salles.

A Châtellerault la salle initialement prévue ne peut être retenue, Jean Marie se démènera pour obtenir « Le Chillou »

A Migné, la SACOA sollicitée, refuse son accord (trop pénalisant pour l’équipe commerciale)

A Chasseneuil, on visite la gare du Futuroscope, pas adaptée ! Avec Philippe Jonvel, on envisage le Palais des congrès. Avec ses 1100 places et sa scène, cette salle serait idéale mais, gratuitement. Après de nombreuses démarches auprès des élus du conseil général, après avoir été tenu en haleine plus de 2 mois, le verdict tombe : 8000 euros la soirée (prix d’ami)

Nous sommes début avril et la désignation des lieux de concerts doit se faire impérativement car elle bloque les commandes à l’imprimeur des affiches, programmes et billets.

Augustin et Dorothée prennent la décision, ce sera Jaunay-Clan et la Halle des sports du campus universitaire.

Concernant cette dernière salle, il fallait la rendre compatible à sa nouvelle utilisation : Protection du sol, installation d’un podium pour les choristes.

Michel Bonté, responsable des équipements sportifs du campus, se révélera un homme plein de ressources. Pour la protection des sols , la foire expo ayant juste fermée ses portes, nous nous sommes retrouvés le lundi matin à 8h parc des expos, pour arracher la moquette. Sous les praticables, il fallait une surface plus dure que la moquette. A St Julien l’Ars, le comité des fêtes disposent de planchers en agglo. 4 tonnes à trimballer et installer. Les services techniques de la CAP ont assuré la mise en place des praticables, des chaises, des tours support des projecteurs, de la sono. Compte tenu de l’effet de serre de la salle, il a fallu louer 2 extracteurs d’air pour maintenir une température supportable. Le peu de « commodités » existantes a même fait envisager la location de WC de chantier. Au dernier moment, on s’est aperçu qu’il manquait de la décoration florale. Michel appelle la responsable des services espaces verts du campus et nous avons le décor que vous avez pu apprécier.

Chapeau Michel bonté !

Imprimerie :

Pour ce qui est de l’impression des documents, aussi bien pour le Gloria que pour Stade 2000, on avait pu compter sur France Télécom qui avait pris en charge ce poste. Compte tenu des restrictions budgétaires de cette administration, le coût de ce poste nous incombait entièrement. Avec des quantités calculées au plus juste : 10 000 tracts (A5) 5 000 affichettes (A3) et 2000 programmes il fallait trouver le juste prix. Un appel d’offre auprès des entreprises concernées, Médiagraphie se révélait la plus intéressante moyennant 3000 euros pour l’ensemble.

Le « visuel », maquette qui servirait à illustrer toute notre campagne publicitaire, a été conçu par Evelyne Boyard (infographiste) conseillée par Miche Barrault, sur une idée originale de notre Président, Dominique Ravard. Les premières réactions devant cette affiche, sont qu’elle évoquait plus une invitation au voyage qu’à un concert. Mais n’était ce pas là justement le but : Faire voyager les spectateurs dans l’univers de Pablo Neruda.

Pour ce qui est de la billetterie, la législation impose d’avoir sur chaque billet, le lieu, la date, l’heure, l’organisateur du concert. En avril, comment savoir combien il fallait faire imprimer de billets pour chacun des lieux de concert, d’autant plus qu’il y avait 3 tarifs (12, 15 et 17 euros) D’où l’idée de la pré vente dans les chorales avec une date butoir : 15 avril (avant vacances de Pâques)  A partir des résultats obtenus, on pouvait donc lancer l’impression de la billetterie  (sauf que 3 des chorales participantes n’avaient pas tenues compte de la date butoir) Rodée par Concerts stade 2000, Aline Crowther gèrera de main de maître la billetterie.

répétition instrumentistes

La campagne médiatique. Dans ce domaine, il est important d’intéresser les différents média au projet

Le 30 janvier l’ensemble des médias était convoqué à une conférence de presse qui s’est tenue maison des étudiants. L’opération était lancée.

Contact avec FR3 qui, sur l’intervention de Marie Agnès Cordier (Rédactrice en chef) programme un premier reportage en février, ils en feront un second le 17 mai et diffuseront sur leur site internet un reportage très accrocheur.

Les 2 quotidiens, Nouvelle République et Centre Presse sont contactés. La NR ne donne pas suite, le rendez vous sollicité auprès de son directeur ne sera jamais accordé.

 Centre Presse nous propose un partenariat qui se révélera efficace tout au long du déroulement du projet. Leur proposition d’expédier le journal (2000 exemplaires) « spécial Canto » comprenant la dernière page entièrement consacrée au projet, nous sied parfaitement. Pensant que notre cible privilégiée était les choristes non participants au Canto, nous adressons une demande auprès des chorales (80) afin qu’ils nous confient le listing de leurs adhérents. A peine 10% nous répondrons.

Contacté par Geneviève Bonnifait (notre webmaster) nous signons avec Radio France Bleu Poitou Charente, un contrat de partenariat, 4 spots jour à partir du 15 mai et une interview de Dorothée.

Autre partenaire sur ce plan, Vitalis (ex société transports poitevin) qui propose un affichage dans les bus pendant 15 jours et la vitrine de leur point de vente au centre de Poitiers

Le site internet.

Compte tenu des capacités professionnelles de notre Président et des moyens dont il dispose, l’élaboration du site est confiée à Geneviève Bonnifait qui réalisera un chef d’œuvre en la matière. Trait d’union de tout ce qui se passe autour et dans le « Canto » les « branchés du net » ont pu suivre les informations ayant trait au projet, au jour le jour.

Répétition maison des étudiants

Relations avec les collectivités

Au conseil général, excellente collaboration tant avec Mme Barrière qu’avec Isabelle Houiller à la communication. Les services des sports et services techniques de la CAP, se sont montrés très coopératifs, Mme Delrue  (cabinet du maire chargé des festivités) un peu moins.

A Jaunay-Clan comme à Chauvigny, excellent accueil et gratuité des services.

A la SACEM, le directeur nous a « reproché » d’intervenir un peu tard, leur budget de partenariat étant voté en début d’année (pour le prochain projet il faudra en tenir compte)

Relation avec l’association « Un hôpital pour les enfants »

Tout comme pour stade 2000, les membres de l’association caritative ne se sont pas mobilisés pour soutenir le projet. Alors que nous les avions rencontrés en janvier (D et A Maillard, Dominique et moi) nous étions intervenus pour faire passer le message suivant :

Si nous voulons que l’ensemble du chiffre d’affaire du concert « Lawson Body » soit reversé à l’association, il faut nous aider à remplir les salles des concerts précédents.

Il n’en a rien été, la vente organisée dans le hall du CHU ne représentera que 11 billets et tous pour Lawson Body.

Offices de tourisme :

Dans le but de centraliser la vente des billets, nous avons choisi les offices de tourisme de Poitiers et Châtellerault. Il est d’usage dans ce genre de mission que la structure chargée de la billetterie se rémunère à hauteur de 10% (ce fut le cas pour le Gloria et Stade 2000) Ici, le directeur de Poitiers, J Y Grulier, accepte de prendre la billetterie sans contrepartie (une manière de participer à notre projet) Il ne savait pas à quoi il s’engageait le pauvre ! Déjà pour Jaunay Clan, la demande dépasse la capacité de la salle. Pour Chauvigny, le gros du travail est assuré par Roger Madoux, mais la demande est aussi présente à Poitiers. Quand au concert du 12 juin, c’est de la folie. Jamais les employées de l’office n’ont subi une telle pression ! Quand le 8 juin on a pris la décision de stopper les ventes, la capacité de la salle Lawson Body étant atteinte (2400 places) elles étaient assaillies de réclamations (plus ou moins aimables). Ce sont elles qui nous ont implorée de donner un concert supplémentaire.

Les pots de fin de concert

Si ils ont forcément un coût, ils nous ont semblé indispensables à la fois pour le moral des troupes, mais aussi c’est bien le moindre des remerciements que l’on pouvait manifester vis-à-vis des principaux acteurs, ceux sans qui le projet n’existerait pas. C’est aussi le seul moment convivial où on se retrouve le verre à la main et où on peut commenter et dialoguer.

C’est Jean Marie qui a assuré ce service.

Quelques réflexions personnelles :

La décision de créer une petite structure pour gérer les rassemblements de chorales, pouvait se justifier par rapport à la lourdeur de Stade 2000. Encore faut-il que les membres de cette « petite structure » s’attellent tous pour tirer la charrette.

Dans toute association, hormis le fait qu’il faut vis-à-vis de la préfecture désigner un président, un secrétaire et un trésorier, ceux qui acceptent ces postes ne sont pas là pour se cantonner dans leur fonction. J’ai l’intime conviction que certains se sont engagés dans ce projet avec comme ferme intention d’y consacrer le moins de temps possible (considérant, peut être, qu’ils avaient trop donné pour stade 2000)

Lawson body, notre salle "magique"

Dans la conduite d’un projet d’une telle ampleur, on est amené à prendre des décisions importantes qui engagent l’association. Dans ces situations, la bonne règle veut que l’on provoque une réunion du bureau pour décider tous ensemble de la marche à suivre. Une telle réunion devait être d’autant plus facile que l’on était peu nombreux. Pour celui qui est en situation de prendre la décision, le fait d’avoir l’avis de tous les acteurs est aussi réconfortant sur le plan institutionnel que sur le plan moral. Heureusement que la décision de coopter d’autres membres a été prise, leur efficacité a été précieuse.

Pour ce qui est de toutes les décisions qui ont été prise auprès de tous les partenaires du projet, elles sont le fait du Président et de moi-même.

Choeur et instrumentistes en fusion

Pourquoi un tel succès ?

En matière de communication, la promotion d’une manifestation forme un tout.

Nous avons eu une bonne couverture des médias (à part la NR) Centre presse s’est comporté en partenaire exemplaire.

Mais de mon point de vue, ce qui a été déterminant c’est la promotion qu’ont fait les choristes auprès de leurs proches. Le bouche à oreille a très bien fonctionné. Dès l’instant où on a refusé du monde à Jaunay Clan et Chauvigny, les mélomanes ont voulu assister à un concert pour savoir ce qui provoquait un tel engouement. Le fait aussi que, 8 jours avant le concert du 12, l’office de tourisme n’avait plus de billets à vendre, a joué aussi auprès de ceux qui n’avaient pu obtenir de places. Autre point fort : la prestation du chœur et de ses accompagnateurs, la spécificité de l’œuvre, sa puissance, son originalité qui a suscité un engouement auprès des mélomanes au point de les faire assister à plusieurs concerts.

Le seul bémol est le concert de la halle des sports. C’est celui qui nous a le plus mobilisé pour l’installation, qui nous a coûté le plus cher en moyens et celui qui nous a rapporté le moins. Si nous avions reporté sa date de 8 jours, pour le donner après Chauvigny, nous aurions, là aussi, fait le plein.

La fiesta du 26 juin

Quel cadre ! Il y avait le ciel, le soleil et …., non pas la mer mais la piscine. Trop de soleil nuit, et les participants ont passé l’après midi à s’abriter à l’ombre du grand cèdre, échangeant leurs impressions sur ces merveilleux moments qu’ils venaient de vivre.

Le président n’avait pas ménagé sa peine en mobilisant ses acolytes du mouvement éclaireur.

Tente servant de cadre pour la remise, non pas des Césars, mais des cadeaux et tee shirts  (idée qui a séduit les choristes qui en voulaient tous) Les barbecues, tout était en place pour la fête. Dommage qu’il  n’y ait pas eu plus de participants, mais les plus motivés étaient là ! (Tout au moins les plus convaincus)

Autour de la piscine, ceux qui n’avaient pas peur de se mouiller ! Et le Président est de ceux là ! Il fallait le voir plonger, le bougre, soulevant des lames de fond, de toute évidence cet homme là aime l’eau ! Notre hôtesse, Giséle qui, au cours des concerts s’est faite remarquer comme une sonneuse de cloches de charme, a ouvert son domaine avec beaucoup de gentillesse.

19h, l’après midi touchait à sa fin et tout le monde attendait avec impatience le dénouement. 19h30 toujours rien à l’horizon, l’apéritif se faisait désirer. Coup de fil du président : J M était chez le traiteur (à Châtellerault) chargé de préparer les ingrédients. Sur les coups de 20h15, tranquille comme Baptiste, avec sa décontraction habituelle, J M arrivait enfin ! <<Bof ! y avait pas le feu au lac ! » Ben si, Jean Marie, y avait le feu dans les gosiers et dans les cœurs !

Foin du discours d’où émanait toute l’humanité d’un homme, heureux d’avoir conduit ses troupes au succès. La distribution des récompenses…. La générosité des choristes qui, par Liliane Casteuble, s’est faite leur porte parole, pour offrir une caisse de bouteilles de vin à l’équipe organisatrice.

Ce repas champêtre sous la lune…..Ce diaporama préparé par notre infatigable président, moment magique où, visionnant les images qui se succédaient sur l’écran, le chœur reprenait les tableaux du Canto.

Que ne peut on figer de tels moments ! La communion des esprits dans une même intimité partagée ! Et cette question lancinante <<Quand recommence t’on ?>>

Vue panoramique